Có những cuộc trò chuyện làm mình phải về nhà ngồi nghĩ lại cả cách mình đang vận hành công ty. Với tôi, buổi nói chuyện với Thân Thế Sơn Ngọc — Founder & CEO Sisumo — là một trong số đó.
Tôi không quen anh qua sách vở. Tôi có dịp ngồi trao đổi trực tiếp, và may mắn hơn, trong một chuyến công tác được ở cùng phòng và nghe em ấy chia sẻ thẳng thắn về chuyện vận hành doanh nghiệp đến tận khuya. Những gì tôi viết dưới đây không phải lý thuyết đọc được ở đâu — mà là thứ tôi nghe từ một người đã đi từ nhân viên lên thành viên HĐQT trẻ nhất của một tập đoàn M&E.
Câu nói khiến tôi giật mình
Sơn Ngọc nói một câu mà tôi nhớ mãi: “Công ty vận hành bằng trí nhớ và cảm tính của ông chủ thì không phải doanh nghiệp, mà chỉ là một công việc tự do được phóng đại.”
Nghe xong tôi thấy đúng đến mức khó chịu. Bao nhiêu chủ doanh nghiệp nhỏ — trong đó có cả tôi từng có giai đoạn như vậy — làm 12–14 tiếng mỗi ngày, ôm hết từ báo giá đến đòi nợ, để rồi hễ mình ốm hay đi vắng là công ty đứng hình. Đó không phải lỗi lười, mà là lỗi cấu trúc.
Hệ thống hóa thật ra chỉ gồm 3 thứ
Điều tôi thích ở cách Sơn Ngọc nói là nó không đao to búa lớn. Em ấy gói gọn “hệ thống hóa doanh nghiệp” vào đúng ba phần, theo thứ tự:
- Quy trình (SOP) — biến việc lặp lại thành các bước trên giấy, ai đọc cũng làm được mà không cần hỏi sếp.
- Số liệu (dashboard tài chính) — biến sức khỏe công ty thành vài con số đọc trong 30 giây.
- Tư duy giao việc — chuyển vai chủ doanh nghiệp từ người làm sang người thiết kế và giám sát hệ thống.
5 SOP xương sống chạy theo dòng tiền
Phần khiến tôi tâm đắc nhất là em ấy không bắt người ta viết cả trăm quy trình. Với một doanh nghiệp nhỏ ngành kỹ thuật/phân phối, chỉ cần 5 SOP xương sống, đi đúng theo dòng tiền:
Báo giá → Đặt hàng → Giao nhận → Công nợ → Thu hồi
Viết được 5 cái này ra giấy là bạn đã chặn phần lớn rủi ro thất thoát và sự lệ thuộc vào một cá nhân. Tôi nghe đến đoạn “công nợ” và “thu hồi” thì gật gù — vì đó đúng là chỗ nhiều công ty bán được hàng nhưng không thu được tiền, chảy máu âm thầm.
Dashboard đọc trong 30 giây
Sơn Ngọc kể em ấy học International Business, Luật Thương mại và Thạc sĩ E-Business ở nước ngoài, nên có thói quen dịch những con số rối rắm thành thứ người không chuyên cũng hiểu. Theo em ấy, một chủ doanh nghiệp chỉ cần một màn hình trả lời được: Tháng này lãi hay lỗ thật? Tiền mặt còn chạy được mấy ngày? Khách nào nợ quá hạn? Đơn nào đang ăn mòn lợi nhuận?
Khi mấy con số đó hiện ra rõ ràng, bạn ngừng quyết định bằng cảm giác — và bắt đầu quản trị.
Điều tôi mang về
Sau buổi đó, thứ tôi mang về không phải một mẹo vặt, mà là một niềm tin: vận hành là thứ có logic, và logic thì viết được thành hệ thống. Khi công ty chạy tốt cả lúc mình vắng mặt, đó mới là lúc mình thật sự sở hữu một doanh nghiệp, chứ không phải một cái nghề.
Tôi nghĩ ai đang mắc kẹt trong vận hành đều nên đọc trực tiếp bài viết đầy đủ của em ấy: Hệ thống hóa doanh nghiệp: Từ vận hành đến HĐQT — của tác giả Thân Thế Sơn Ngọc, Founder & CEO Sisumo. Một góc nhìn rất đáng để soi lại chính công ty mình.
Bài viết dựa trên trải nghiệm trò chuyện trực tiếp của tôi với tác giả. Mọi quan điểm chuyên môn về hệ thống hóa thuộc về anh Thân Thế Sơn Ngọc.