Có một cuộc gọi tôi nhận không dưới chục lần mỗi năm, nội dung gần như giống hệt nhau. Khách đã có hàng trong kho, đã chụp ảnh, đã chạy quảng cáo, rồi mới hỏi: “Anh ơi, sàn thương mại điện tử bắt em nộp giấy công bố, giờ em lấy đâu ra?” Lúc đó hàng đã nằm đó rồi. Tiền đã xuống rồi. Và người chịu thiệt là khách, không phải nhà máy.
Nên bài này tôi viết trước một bước. Công bố sản phẩm chất tẩy rửa cần giấy tờ gì, làm ở đâu, mất bao lâu, ai là người phải đứng tên. Tôi viết theo đúng những gì nhà máy tôi vẫn làm cùng khách từ 2015 đến nay.
Trước hết: sản phẩm của bạn thuộc nhóm nào?
Đây là câu hỏi phải trả lời trước tiên, vì mỗi nhóm đi một đường giấy tờ khác nhau. Trong ngành hàng chúng tôi làm, có hai nhóm hay bị nhầm lẫn với nhau:
- Nhóm hóa chất gia dụng, chất tẩy rửa: nước giặt, nước xả, nước rửa chén, nước lau sàn, nước tẩy rửa nhà tắm, xịt kính. Đây là hàng dùng cho đồ vật, không bôi lên người.
- Nhóm mỹ phẩm: sữa tắm, dầu gội, nước rửa tay, sữa rửa mặt. Đây là hàng tiếp xúc trực tiếp với cơ thể người, và chịu sự quản lý chặt hơn hẳn.
Rất nhiều người mới nghĩ “nước rửa chén với nước rửa tay thì khác gì nhau, đều là rửa cả”. Khác nhiều. Nước rửa tay thuộc nhóm mỹ phẩm, phải làm thủ tục công bố mỹ phẩm với cơ quan quản lý y tế, và cơ sở sản xuất phải đáp ứng điều kiện sản xuất mỹ phẩm. Nước rửa chén thì không đi đường đó.
Nên câu đầu tiên bạn hỏi nhà máy phải là: “Sản phẩm này xếp vào nhóm nào, và nhà máy có đủ điều kiện sản xuất nhóm đó không?” Nếu nhà máy ậm ừ, đó là tín hiệu để bạn dừng lại.
Công bố sản phẩm chất tẩy rửa cần giấy tờ gì?
Với nhóm hóa chất gia dụng, bộ hồ sơ cơ bản mà bạn cần chuẩn bị hoặc phối hợp với nhà máy để có, thường gồm:
- Giấy đăng ký kinh doanh của bên đứng tên chủ sản phẩm, có ngành nghề phù hợp.
- Kết quả kiểm nghiệm sản phẩm tại phòng thí nghiệm được công nhận, với các chỉ tiêu phù hợp cho loại sản phẩm đó.
- Bản thông tin thành phần của sản phẩm, do nhà máy cung cấp.
- Nhãn sản phẩm hoặc bản thiết kế nhãn dự kiến, ghi đủ nội dung bắt buộc theo pháp luật về nhãn hàng hóa.
- Hồ sơ chứng minh nguồn gốc sản xuất, tức hợp đồng gia công giữa bạn và nhà máy, kèm giấy tờ pháp lý của nhà máy.
- Phiếu an toàn hóa chất với những sản phẩm thuộc diện phải có.
Với nhóm mỹ phẩm như sữa tắm, nước rửa tay, hồ sơ đi theo hướng công bố mỹ phẩm, trong đó có Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nộp cho cơ quan quản lý, kèm giấy tờ chứng minh cơ sở sản xuất đủ điều kiện. Đây là phần khắt khe hơn, và cũng là lý do không phải nhà máy nào làm được nước giặt cũng làm được sữa tắm.
Tôi phải nói rõ ở đây: danh mục trên là khung chung theo kinh nghiệm làm việc thực tế của tôi. Quy định pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung theo thời gian, và cơ quan tiếp nhận ở mỗi địa phương cũng có thể yêu cầu thêm giấy tờ. Trước khi nộp, bạn nên kiểm tra văn bản mới nhất trên cổng văn bản pháp luật của Chính phủ hoặc hỏi một đơn vị tư vấn pháp lý chuyên ngành. Đừng chỉ tin lời một người bán hàng, kể cả tôi.
Ai là người phải đứng tên công bố?
Đây là chỗ tôi thấy hiểu nhầm nhiều nhất, và hiểu nhầm chỗ này thì hậu quả không nhỏ.
Trong quan hệ gia công, nhà máy là bên sản xuất, còn bạn là chủ sản phẩm. Sản phẩm mang thương hiệu của bạn, bán bằng pháp nhân của bạn, thì người đứng tên chịu trách nhiệm về sản phẩm trước pháp luật và trước người tiêu dùng là bạn. Nhà máy có trách nhiệm cung cấp cho bạn thông tin thành phần, giấy tờ pháp lý của cơ sở sản xuất, và hỗ trợ bạn hoàn thiện hồ sơ. Nhưng nhà máy không thể đứng tên thay bạn cho thương hiệu của bạn.
Vì vậy, nếu bạn chưa có pháp nhân, tức chưa có công ty hoặc hộ kinh doanh, thì đó là việc phải làm trước. Nhiều bạn muốn thử thị trường trước rồi mới lập công ty sau. Tôi hiểu tâm lý đó, nhưng nếu bạn định bán trên sàn thương mại điện tử, bán vào cửa hàng, hoặc xuất hóa đơn cho khách sỉ, thì trước sau gì cũng phải có. Làm sớm thì đỡ tắc.
Mất bao lâu và tốn khoảng bao nhiêu?
Về thời gian, phần chiếm nhiều thời gian nhất thường không phải khâu nộp hồ sơ, mà là khâu kiểm nghiệm. Mẫu phải gửi đi phòng thí nghiệm, chờ chạy chỉ tiêu, chờ ra kết quả. Sau đó mới hoàn thiện hồ sơ và nộp. Cộng lại, thường tính bằng tuần chứ không phải bằng ngày.
Về chi phí, tôi không đưa con số cụ thể ở đây, và mong bạn hiểu vì sao. Chi phí kiểm nghiệm phụ thuộc vào số chỉ tiêu phải chạy và phòng thí nghiệm bạn chọn. Chi phí dịch vụ tư vấn phụ thuộc đơn vị bạn thuê. Con số tôi nói hôm nay có thể sai vào tháng sau, mà đây là tiền của bạn, tôi không muốn bạn lập kế hoạch dựa trên một con số tôi phỏng đoán. Cách đúng là xin báo giá trực tiếp từ hai ba phòng kiểm nghiệm và hai ba đơn vị tư vấn, rồi so.
Cái tôi khuyên được: hãy cộng khoản này vào ngân sách ngay từ đầu, đừng để nó thành khoản phát sinh bất ngờ lúc hàng đã sản xuất xong. Đây là khoản chi bắt buộc, không phải khoản tùy chọn.
Ba lỗi khiến hồ sơ bị trả về
Một, nhãn ghi công dụng quá tay. Ghi những công dụng mang tính chữa bệnh, diệt khuẩn tuyệt đối, an toàn hoàn toàn cho trẻ sơ sinh mà không có căn cứ. Nhãn ghi gì thì phải chứng minh được cái đó. Đây cũng là lỗi dễ dẫn tới bị xử phạt sau này, chứ không chỉ là bị trả hồ sơ.
Hai, làm hồ sơ sau khi đã in nhãn. Nhãn phải khớp với hồ sơ. In trước rồi mới phát hiện thiếu nội dung bắt buộc thì phải in lại toàn bộ. Tôi đã thấy khách mất trắng cả lô tem vì lý do này.
Ba, thay đổi công thức sau khi đã kiểm nghiệm. Kiểm nghiệm xong, khách lại muốn đổi mùi hoặc tăng độ đặc. Về nguyên tắc, sản phẩm đã khác thì kết quả kiểm nghiệm cũ không còn đại diện đúng nữa. Nên hãy chốt công thức thật chắc trước khi gửi mẫu đi kiểm.
Nhà máy hỗ trợ bạn được đến đâu?
Nói cho sòng phẳng để bạn không kỳ vọng sai. Nhà máy nghiêm túc sẽ cung cấp cho bạn: thông tin thành phần sản phẩm, giấy tờ pháp lý của cơ sở sản xuất, hợp đồng gia công đúng quy định, mẫu để đi kiểm nghiệm, và tư vấn về nội dung nhãn dựa trên kinh nghiệm đã làm nhiều lần. Nhiều nhà máy, trong đó có bên tôi, còn giới thiệu đơn vị làm hồ sơ để khách đỡ phải tự mò.
Cái nhà máy không làm thay được: đứng tên chủ sản phẩm, chịu trách nhiệm pháp lý cuối cùng, và quyết định thay bạn về nội dung thương hiệu. Đó là phần của bạn.
Kinh nghiệm của tôi sau nhiều năm: khách nào làm giấy tờ song song với làm mẫu, thay vì làm xong hàng rồi mới lo giấy, thì đường đi trơn tru hơn hẳn. Hai việc đó chạy cùng lúc được, không cần nối đuôi nhau.
Bạn nên làm gì tiếp theo
Nếu bạn đang ở giai đoạn chuẩn bị, thứ tự tôi khuyên là: xác định sản phẩm thuộc nhóm nào, kiểm tra pháp nhân của mình đã có chưa, hỏi nhà máy về điều kiện sản xuất nhóm hàng đó, rồi mới bắt đầu làm mẫu. Song song với chỉnh mẫu thì chuẩn bị hồ sơ. Đến lúc chốt mẫu là hồ sơ cũng gần xong.
Nhà máy bên tôi làm cả nhóm hóa chất tẩy rửa và một số dòng chăm sóc cá nhân, nên nếu bạn chưa rõ sản phẩm mình định làm rơi vào nhóm nào và cần những gì, cứ gọi hỏi. Tôi trả lời theo đúng cái tôi biết, cái tôi không chắc tôi nói là không chắc và chỉ chỗ để bạn hỏi tiếp.
Nguyễn Mạnh Tuấn – Nhà máy gia công SBI (Công ty Khang Trang)
Zalo/SĐT: 0355440905
Website: manhtuansbi.com
Bạn đang định làm sản phẩm gì, và đã kiểm tra xem nó thuộc nhóm hóa chất gia dụng hay mỹ phẩm chưa? Để lại bình luận, tôi xem giúp.